Logiciel excel comptabilité gratuit : comment structurer la gestion comptable d’une petite holding

Une petite holding qui démarre, c’est souvent un fichier Excel, un compte bancaire… et beaucoup de bonne volonté. Pas toujours un logiciel comptable à 80 €/mois. La question est donc simple : peut-on sérieusement structurer la comptabilité d’une holding sur un logiciel Excel gratuit, sans finir en PLS devant son expert-comptable ou un contrôleur fiscal ? Oui, à condition de le faire proprement.

On va voir ensemble comment bâtir un fichier Excel de compta spécial holding : structuré, exploitable par un cabinet comptable, et surtout compatible avec vos obligations juridiques et fiscales.

Ce qui rend une petite holding différente d’une « simple » entreprise

Avant de parler tableaux croisés dynamiques et formules, il faut rappeler ce qui fait la spécificité d’une holding, même très modeste :

• Peu de factures clients (parfois aucune) mais des flux financiers intra-groupe.
• Présence de titres de participation (les parts ou actions des filiales).
• Des comptes courants d’associés à suivre à la loupe (sinon bonjour la requalification fiscale).
• Des dividendes reçus et parfois redistribués.
• Éventuellement un régime mère-fille ou une intégration fiscale (même sur une petite structure, ça arrive plus vite qu’on ne le pense).

Autrement dit : moins de volume de pièces, mais plus de subtilités juridiques et fiscales. D’où l’intérêt d’un Excel propre, logique et documenté. Le but n’est pas de se substituer au logiciel comptable de l’expert-comptable, mais de structurer toutes vos données pour qu’il puisse les intégrer sans perdre une demi-journée à démêler vos exports bancaires.

Excel pour la comptabilité d’une holding : quand c’est pertinent… et quand ça ne l’est plus

Excel (ou LibreOffice Calc, Google Sheets, peu importe) peut suffire dans plusieurs cas :

• Holding sans salariés, avec quelques participations seulement.
• Volume de pièces limité : quelques factures de frais, quelques dividendes, quelques virements intra-groupe.
• Vous travaillez déjà avec un expert-comptable qui récupère vos exports pour les passer dans son propre logiciel.
• Vous avez une seule banque, peu de moyens de paiement (pas 12 cartes bancaires qui circulent).

En revanche, Excel devient clairement risqué si :

• Votre holding commence à facturer des prestations de management fees à de nombreuses filiales.
• Vous avez plusieurs salariés (donc de la paie, des charges sociales, des provisions, etc.).
• Vous êtes en intégration fiscale avec plusieurs sociétés et des retraitements complexes.
• Vous approchez du seuil d’audit légal (commissaire aux comptes, exigences accrues de contrôle).

Dans ces cas, Excel peut servir de tableau de pilotage, mais pas de socle de tenue comptable. Vous avez tout intérêt à passer sur un logiciel dédié ou à déléguer complètement la tenue à votre cabinet.

Les onglets indispensables d’un fichier Excel pour holding

Passons au concret. Si vous partez de zéro, voici une structure d’onglets simple, mais efficace, pour une petite holding :

• Onglet « Paramètres » : plan comptable simplifié, listes déroulantes, paramètres TVA, liste des filiales.
• Onglet « Journal » : l’équivalent de votre livre journal, toutes les écritures comptables.
• Onglet « Banque » : suivi des mouvements bancaires, pointage avec le journal.
• Onglet « Intra-groupe » : suivi des flux avec les filiales (prêts, avances, refacturations, management fees, etc.).
• Onglet « Dividendes » : dividendes reçus et versés, avec un mini-calcul fiscal.
• Onglet « Immobilisations & titres » : suivi des titres de participation et, le cas échéant, des immobilisations.
• Onglet « Synthèse » : quelques indicateurs clés (solde banque, soldes des CCA, remontée de dividendes par filiale…).

Vous pouvez évidemment en ajouter, mais si déjà ces sept onglets fonctionnent bien, vous aurez une base saine.

Structurer le journal comptable : le cœur du fichier

L’onglet « Journal » doit ressembler un minimum à un journal comptable classique pour être exploitable par un cabinet. Une structure de base :

• Date
• Journal (BAN, ACH, VTE, OD… même si vous n’en utilisez que 2 ou 3 au début)
• Numéro de pièce (facture, relevé bancaire, document interne)
• Libellé (clair, précis : « Dividende filiale X – acompte », pas « virement »)
• Compte débit
• Montant débit
• Compte crédit
• Montant crédit
• Filiale concernée (si intra-groupe)
• Référence justificatif (lien Drive, n° de dossier, etc.)

Astuce de survie : ajoutez en bas de tableau une ligne de contrôle avec la formule suivante :

=SOMME(plage_débits) - SOMME(plage_crédits)

Si le résultat n’est pas à zéro, vous savez que vous avez une écriture bancale. C’est votre garde-fou minimum.

Un plan comptable simplifié spécial holding

Une petite holding n’a pas besoin d’un plan comptable ultra-détaillé dès le départ. L’objectif est la lisibilité. Quelques comptes clés à prévoir (adaptables à votre PCG et à votre expert-comptable) :

• Classe 1 – Capital & comptes courants
  • 101 – Capital social
  • 4551 – Comptes courants associés – Associé 1
  • 4552 – Comptes courants associés – Associé 2
• Classe 2 – Immobilisations & titres
  • 261 – Titres de participation – Filiale A
  • 262 – Titres de participation – Filiale B
• Classe 5 – Banque & caisse
  • 5121 – Banque principale
• Classe 6 – Charges
  • 622 – Honoraires (expert-comptable, avocat…)
  • 627 – Services bancaires
  • 628 – Divers (frais administratifs, logiciels, etc.)
• Classe 7 – Produits
  • 761 – Produits des participations (dividendes reçus)
  • 708 – Prestations de services (management fees facturés aux filiales)

Rangez ce plan dans l’onglet « Paramètres », avec une liste déroulante dans votre journal pour limiter les fautes de frappe. Un compte mal tapé, c’est une balance qui part en freestyle.

Suivre les flux bancaires sans devenir fou

L’onglet « Banque » sert à faire le lien entre la réalité (le relevé bancaire) et votre comptabilité (le journal). Une structure simple :

• Date opération
• Date valeur
• Libellé banque
• Montant (positif pour les crédits, négatif pour les débits, par exemple)
• Catégorie (TVA, dividendes, intra-groupe, frais…) – facultatif mais très utile
• Référence écriture dans le journal (n° de ligne, n° de pièce, etc.)
• Colonne « Pointé » (O/N ou case à cocher)

La méthode :

• Vous importez le relevé bancaire (CSV, copier-coller) dans l’onglet « Banque ».
• Vous passez les écritures correspondantes dans le journal.
• Vous marquez les lignes de l’onglet « Banque » comme « pointées » au fur et à mesure.

En fin de mois, faites un petit contrôle :

• Solde théorique du compte 512 dans le journal.
• Solde bancaire réel dans l’onglet Banque (et idéalement sur le relevé).
• Différence = zéro, sinon on enquête.

Gérer les comptes courants d’associés et flux intra-groupe

Pour une holding, les comptes courants d’associés et les flux intra-groupe sont souvent le sujet sensible. Mal suivis, ils peuvent être requalifiés en distributions déguisées ou en rémunération. Là, Excel peut devenir votre meilleur allié… ou votre pire ennemi.

Dans l’onglet « Intra-groupe », créez au minimum :

• Une section par filiale.
• Pour chaque opération :
  • Date
  • Filiale concernée
  • Type de flux (prêt, remboursement, avance, refacturation frais, management fees…)
  • Montant
  • Sens (de la holding vers la filiale / de la filiale vers la holding)
  • Compte comptable utilisé côté holding (455, 261, 708, 761…)
  • Référence écriture dans le journal

Vous pouvez ensuite utiliser une formule de type SOMME.SI.ENS pour calculer automatiquement le solde des comptes courants par filiale ou par associé. Exemple :

=SOMME.SI.ENS(Montant; Filiale;"Filiale A"; Sens;"De la filiale vers la holding") - SOMME.SI.ENS(Montant; Filiale;"Filiale A"; Sens;"De la holding vers la filiale")

L’objectif : être capable, à tout moment, de répondre à la question « Qui doit combien à qui ? » sans passer deux heures à refaire les calculs.

Dividendes : ne pas se perdre entre juridique, fiscal et comptable

Les dividendes, c’est le moment agréable pour les associés… mais nettement moins pour celui qui doit gérer le traitement comptable et fiscal. Un onglet dédié « Dividendes » vous évite les oublis.

On peut y suivre :

• La date de l’AG qui décide la distribution.
• La filiale qui verse le dividende.
• Le montant brut voté.
• Le montant encaissé par la holding.
• Eventuelle retenue à la source si filiale étrangère.
• Traitement fiscal retenu (régime mère-fille, quote-part de frais et charges, etc.).

Même si l’expert-comptable gère les déclarations, avoir ce tableau permet :

• De justifier les montants comptabilisés en 761.
• De suivre la politique de remontée de cash par filiale.
• De préparer sereinement les futures AG (combien a-t-on distribué les années précédentes ?).

Immobilisations & titres : le coffre-fort du fichier

Dans une holding, l’onglet « Immobilisations & titres » sert essentiellement à suivre :

• Les titres de participation (acquisitions, cessions, plus-values).
• Éventuellement quelques immobilisations (matériel informatique, logiciels, etc.).

Structure minimum :

• Date d’acquisition
• Filiale / actif
• Montant d’acquisition
• Frais annexes (honoraires, droits, etc.)
• Compte comptable (261, 208, 2183…)
• Le cas échéant : date et montant de cession, plus ou moins-value calculée.

Cet onglet n’a pas vocation à remplacer un tableau officiel d’immobilisations, mais il permet :

• De garder la mémoire des opérations capitalistiques.
• De gagner du temps lorsque l’expert-comptable prépare un comptable d’apport, une cession ou une restructuration.

Mettre en place quelques contrôles simples (mais salvateurs)

Un fichier Excel de compta sans contrôles, c’est une zone de non-droit. Vous pouvez vous épargner beaucoup de sueur froide en ajoutant quelques vérifications automatiques :

• Contrôle Débits / Crédits dans le journal
  • Une cellule dédiée affiche la différence entre la somme des débits et des crédits. Si ≠ 0, la cellule s’affiche en rouge (mise en forme conditionnelle).
• Contrôle Banque
  • Solde banque théorique (compte 512) vs solde réel (onglet Banque). Si l’écart n’est pas nul, message d’alerte.
• Contrôle CCA / Intra-groupe
  • Vérifiez que le solde calculé dans l’onglet « Intra-groupe » par filiale correspond au solde du compte 455 correspondant dans le journal.
• Contrôle de numérotation
  • Numéros de pièces uniques (utilisation de la fonction NB.SI pour identifier les doublons).

Ces quelques garde-fous vous évitent de transmettre à votre expert-comptable un fichier incohérent. Et accessoirement, ils font bonne impression en cas de contrôle.

Les erreurs classiques à éviter avec un fichier Excel « maison »

Excel est un outil puissant… mais aussi très tolérant avec les erreurs humaines. Quelques pièges à éviter absolument :

• Modifier les formules en dur dans les cellules de contrôle lorsque ça ne tombe pas juste (« pour que ça colle »). Mauvaise idée, toujours.
• Insérer des lignes n’importe où dans le journal sans étendre les plages de formules (vous faussez les totaux).
• Mélanger comptabilité et trésorerie dans le même onglet : gardez une logique claire (journal d’un côté, banque de l’autre, synthèse ailleurs).
• Changer de logique au milieu de l’année (nouveaux comptes, nouvelles catégories) sans documenter les changements.
• Ne pas sauvegarder correctement : un seul fichier, aucune sauvegarde cloud, aucune version datée… et un jour, le fichier est corrompu.

Pour limiter la casse, verrouillez au maximum :

• Protégez les cellules de formules.
• Utilisez des listes déroulantes pour les comptes et journaux.
• Travailler sur une copie datée avant toute évolution majeure de la structure.

Le volet juridique & fiscal : ce qu’Excel ne fera jamais à votre place

Un point essentiel : Excel peut vous aider à renseigner et à suivre, mais il ne remplacera jamais :

• La rédaction des procès-verbaux d’assemblée (approbation des comptes, décisions de distribution, conventions réglementées…).
• La vérification des règles de distribution (distribuer des dividendes sans bénéfices distribuables, cela se paie cher).
• Le choix des régimes fiscaux (mère-fille, intégration, régime des plus-values à long terme, etc.).
• La lecture critique des conventions intra-groupe (management fees, prestations techniques, prêts, etc.).

En clair, même avec un fichier Excel parfaitement ficelé, vous avez tout intérêt à :

• Faire valider votre organisation par un expert-comptable.
• Consulter ponctuellement un avocat fiscaliste ou corporate en cas d’opération un peu sophistiquée (acquisition, LBO, restructuration interne, etc.).

Votre fichier servira alors de base solide pour alimenter ces échanges sans perdre de temps à reconstituer l’historique des flux.

À partir de quand basculer vers un « vrai » logiciel de compta ?

Le moment où Excel montre ses limites n’est pas strictement défini par un seuil de chiffre d’affaires. Il tient plutôt à une combinaison de facteurs :

• Vous ne parvenez plus à tenir le journal à jour chaque mois.
• Vous multipliez les onglets, les versions, les fichiers, et personne ne sait plus lequel est « le bon ».
• Votre expert-comptable commence à passer un temps déraisonnable à retraiter vos données.
• Vous devez produire des reportings fréquents aux actionnaires ou aux banques.
• Vous entrez dans une logique de croissance active (acquisitions régulières, création de nouvelles filiales, financements structurés).

À ce moment-là, le coût d’un logiciel comptable ou d’une externalisation accrue devient largement compensé par le temps gagné, la fiabilité accrue, et la réduction du risque (comptable, juridique, fiscal).

En attendant ce stade, un fichier Excel bien pensé reste un excellent compromis pour une petite holding : léger, gratuit, personnalisable… à condition d’être construit avec rigueur, de respecter la logique comptable, et d’accepter qu’il n’est qu’un outil, pas un bouclier magique contre le droit fiscal.