Logiciel comptabilité gratuit excel : modèles et bonnes pratiques pour une petite holding

Excel n’est pas un logiciel de comptabilité… mais pour une petite holding, c’est souvent lui qui tient la baraque au début. Quand on a trois filiales, un compte courant d’associé qui fait l’accordéon, et un banquier qui adore “les petits tableaux de synthèse”, l’onglet Excel devient vite le QG de la gouvernance financière.

Est-ce une hérésie comptable ? Non, à condition de savoir ce que vous faites, de poser un cadre, et de bien distinguer ce qui relève de la comptabilité officielle (tenue par votre expert-comptable) et ce qui relève du pilotage (vos tableaux maison). C’est précisément là qu’un “logiciel comptabilité gratuit” sur Excel, bien pensé, peut devenir votre meilleur allié.

Voyons comment structurer vos modèles Excel pour une petite holding, sans transformer votre fichier en bombe à retardement fiscale.

Pourquoi Excel reste (encore) le meilleur ami des petites holdings

Une holding, même petite, n’a pas les mêmes besoins qu’une TPE “classique”. Vous jonglez avec :

• des prises de participation à différentes dates,
• des flux intragroupe (facturations, remontées de cash, management fees),
• des comptes courants d’associés,
• des financements bancaires et garanties,
• parfois un régime d’intégration fiscale.

Un ERP complet ? Hors budget et totalement surdimensionné au début. Excel coche donc plusieurs cases :

• Coût : vous l’avez déjà, ou son équivalent (LibreOffice, Google Sheets…).
• Souplesse : vous pouvez tester, ajuster, itérer sans appeler un consultant à 1 200 € la journée.
• Pilotage : parfait pour faire du reporting financier et des vues consolidées rapides.

En revanche, Excel ne remplace pas :

• le logiciel comptable du cabinet (FEC, liasses fiscales, écritures normées),
• le respect des obligations légales (numérotation des pièces, piste d’audit fiable, archivage).

Le bon réflexe : considérer votre “logiciel comptabilité gratuit Excel” comme un outil de gestion de holding, pas comme le Grand Livre officiel. Vos tableaux pilotent, votre expert-comptable comptabilise.

Les modèles Excel indispensables pour une petite holding

Passons au concret. Voici les onglets (modèles) que toute petite holding devrait avoir dans son fichier de base. Vous pouvez partir d’un seul fichier structuré, avec un onglet par modèle.

Onglet 1 – Registre des participations et fiches filiales

Sans vision claire de vos participations, vous êtes à peu près sûr de vous perdre le jour où il faudra justifier une valeur de titre ou un régime fiscal.

Créez un onglet “Participations” avec, en colonnes :

• Nom de la société détenue
• Forme juridique (SAS, SARL…)
• Pourcentage de détention
• Montant du capital détenu
• Date d’acquisition / de création
• Prix d’acquisition des titres
• Modes de financement (apport en numéraire, apport en nature, compte courant, dette bancaire…)
• Régime fiscal (intégration fiscale, mère-fille, rien du tout…)

Vous pouvez compléter avec un système de codes couleur très simple :

• Vert : filiale saine
• Orange : sous surveillance (fonds propres faibles, endettement important)
• Rouge : situation critique (capitaux propres < 50% du capital, alerte CAC, etc.)

Intérêt juridique et fiscal : vous gardez l’historique des titres, ce qui sera précieux en cas de :

• cession de participation (calcul de la plus-value),
• mise en place d’un régime mère-fille (justifier la détention > 5 % et la durée),
• évolution de la structure (apports, fusions, restructurations).

Onglet 2 – Suivi des comptes courants d’associés (CCA)

Les comptes courants d’associés, c’est un peu le tiroir où l’on range tout : avances, remboursement de frais, financement maison… jusqu’au jour où le fisc demande : “Et ça, là, c’est quoi exactement ?”.

Créez un onglet dédié “CCA” avec :

• Une colonne pour chaque associé
• En lignes, les écritures de mouvement :
  • Date
  • Nature (apport, remboursement, intérêts, compensation, etc.)
  • Montant
  • Sens (crédit / débit)
  • Référence de la pièce (virement, convention, AG…)
• Un solde courant en fin de ligne, calculé automatiquement

Ajoutez quelques garde-fous :

• Formules bloquées sur les lignes de total (verrouillage de la feuille).
• Validation de données pour la colonne “Nature” (liste déroulante : Aport, Remboursement, Intérêts…).
• Un petit rappel en tête d’onglet : taux d’intérêt convenu, existence d’une convention de compte courant, etc.

Pourquoi c’est stratégique :

• Vous évitez les comptes courants débiteurs non maîtrisés, qui font désordre en cas de contrôle.
• Vous facilitez la justification des soldes à l’expert-comptable.
• Vous gardez une trace claire pour la rémunération des CCA (intérêts déductibles / imposables).

Onglet 3 – Flux intragroupe et management fees

C’est l’onglet qui intéresse immédiatement l’administration fiscale dès qu’elle sent une holding “animatrice” ou un groupe un peu structuré.

Objectif : tracer proprement les flux entre holding et filiales :

• Facturation de management fees
• Refacturation de frais
• Redevances éventuelles (marque, licence)
• Remontée de cash / distribution de dividendes

Structure possible :

• Colonnes :
  • Date
  • Société émettrice
  • Société bénéficiaire
  • Nature du flux
  • Montant HT
  • TVA
  • Montant TTC
  • Référence facture / PV d’AG
• Tableau croisé dynamique pour résumer, par année :
  • les flux par société,
  • les flux par nature (fees, dividendes, refacturations).

L’intérêt est double :

• Vous visualisez instantanément si les management fees sont cohérents avec la réalité (et pas juste un “aspirateur à résultat”).
• En cas de contrôle, vous avez une piste d’audit claire des flux, avec les références de pièces.

Onglet 4 – Trésorerie consolidée de la holding

Sans trésorerie, pas de holding animatrice, pas de capacité d’investissement, pas de sérénité avec les banques. Un onglet “Trésorerie groupe” est indispensable.

Principe : vous reprenez les soldes bancaires de chaque entité (ou vous faites un lien vers un fichier dédié à chaque filiale), et vous construisez une vision :

• par société,
• par banque,
• par type (compte courant, compte de placement, compte d’emprunt).

Colonnes typiques :

• Nom de la société
• Banque
• Numéro de compte
• Solde au JJ/MM/AAAA
• Solde prévisionnel M+1, M+2 (si vous avez un budget de trésorerie)

Avec ça, vous pouvez :

• Préparer des remontées de cash de filiales vers la holding.
• Décider d’un éventuel cash pooling (encadré correctement).
• Négocier avec la banque avec des chiffres clairs, même si “votre logiciel de trésorerie” n’est qu’un Excel bien tenu.

Onglet 5 – Mini-reporting financier groupe sur Excel

Vous n’avez pas besoin d’un logiciel de consolidation à 5 000 €/an pour trois filiales et une holding. Mais vous avez besoin d’un minimum de vision “groupe”.

Créez un onglet “Reporting” où vous importez (ou copiez) :

• Le chiffre d’affaires de chaque filiale par mois
• L’EBE / EBITDA de chaque entité
• Le résultat net (ou au moins une approximation trimestrielle)

Structure possible :

• En lignes : les sociétés du groupe
• En colonnes : les mois (ou trimestres)
• Une ligne “Total groupe” avec simple addition

Ajoutez quelques ratios simples :

• Poids de chaque filiale dans le CA total
• Niveau d’EBE / CA par société
• Endettement net / EBITDA (même approximatif) pour la holding consolidée

L’astuce : ce reporting n’a pas besoin d’être “parfaitement normé” pour être utile. Il doit surtout être :

• fiable à 90–95 %,
• mis à jour à intervalle régulier,
• cohérent avec les informations communiquées à votre expert-comptable.

Onglet 6 – Calendrier fiscal et juridique de la holding

Ce n’est pas de la compta à proprement parler, mais c’est ce qui vous évite des pénalités inutiles. Un onglet “Calendrier” vous rappelle :

• Dates de dépôt des comptes annuels
• Dates d’AG (approbation des comptes, affectation du résultat)
• Dates des échéances d’IS (acomptes, solde)
• Déclarations de TVA (si la holding est assujettie)
• Échéances des emprunts groupe (remboursement du capital, intérêts)

Une ligne par “événement”, avec :

• Type d’échéance
• Société concernée
• Date limite
• Responsable (vous, expert-comptable, avocat…)
• Statut : À faire / En cours / Fait

C’est votre tableau de bord anti-surprise. Très apprécié quand l’administration vous envoie un gentil courrier du style “mise en demeure de dépôt de comptes”.

Bonnes pratiques pour ne pas transformer votre Excel en usine à gaz

Un fichier bien structuré, c’est un peu comme des statuts bien rédigés : tout le monde s’en moque… jusqu’au jour où ça déraille. Quelques règles simples permettent de garder un Excel propre et défendable.

Structurer vos fichiers : un Excel par rôle, pas par humeur

Évitez le syndrome “Holding_v3_final_définitif_bis”. Idéalement :

• Un fichier maître “Gestion_Holding.xlsx” avec les onglets évoqués plus haut.
• Des fichiers complémentaires par filiale si nécessaire (reporting détaillé, trésorerie locale), clairement nommés et datés.
• Une convention de nommage simple :
  • AAAA-MM – NomFichier – Version
  • Exemple : 2026-01 – Gestion_Holding – V1

Astuce de gouvernance : enregistrez des copies mensuelles figées (versions mensuelles de référence) et gardez un fichier “en cours” pour le travail du quotidien.

Limiter (vraiment) les saisies manuelles

Plus vous tapez à la main, plus vous créez d’erreurs. Utilisez les atouts d’Excel :

• Listes déroulantes (validation de données) pour les champs répétitifs : nature de flux, nom de société, banque…
• Formules automatiques et copiées sur toute la colonne
• Liaisons simples entre onglets (par exemple : la liste des sociétés est saisie une fois dans “Participations” puis référencée partout ailleurs)

Et surtout : bannissez les “formules cachées” qui varient par ligne sans logique. Une structure répétitive = un contrôle plus facile.

Documenter votre fichier : le mode d’emploi maison

Votre fichier Excel ne doit pas être compréhensible uniquement par “la personne qui l’a monté à l’époque”. Créez un onglet “Mode d’emploi” avec :

• La liste des onglets et leur fonction
• Ce qui est saisi à la main / ce qui est automatique
• La fréquence de mise à jour (hebdo, mensuelle, trimestrielle)
• Les règles de base (ne pas toucher aux lignes grises, ne pas modifier telle plage, etc.)

C’est ce qui fera la différence si vous devez :

• transmettre le dossier à un nouveau DAF,
• justifier vos process internes à un expert-comptable, à un CAC ou à l’administration.

Gérer les droits d’accès et les sauvegardes

Excel “gratuit” ne veut pas dire “en accès libre à tout le monde”. Pour une holding, certaines infos sont sensibles.

Quelques réflexes :

• Stocker le fichier sur un espace partagé sécurisé (OneDrive, SharePoint, Drive entreprise…), pas sur un PC perso.
• Limiter les droits : lecture seule pour certains, modification pour les personnes clés.
• Activer l’historique des versions (intéressant en cas de gros dérapage dans les fichiers).
• Protéger certaines feuilles par mot de passe (formules, onglets synthèse).

Côté sauvegarde, au minimum :

• Une copie automatisée dans le cloud
• Un export régulier en PDF des tableaux clés, à archiver avec vos dossiers annuels

Ce que votre Excel ne doit jamais faire (sinon danger)

Excel a ses limites. Certaines pratiques peuvent vous mettre en zone rouge, comptablement ou fiscalement.

• Remplacer entièrement la comptabilité légale : pas de Grand Livre, pas de FEC, pas de liasses fiscales dans Excel. C’est non.
• Modifier a posteriori les données justifiant des déclarations déposées sans garder de trace (pas de version datée, pas d’archivage).
• Tenir des registres obligatoires (registre des décisions, mouvements de titres) exclusivement dans Excel sans impression / signature / archivage adapté.
• Faire de la consolidation pseudo-officielle que vous présentez comme “comptable” à des tiers (banques, CAC…) sans le valider avec un professionnel.

Votre Excel doit rester ce qu’il est : un outil de pilotage. Le jour où vous commencez à l’utiliser comme “preuve unique” sur des sujets sensibles, vous avez dépassé son rôle.

Quand passer d’Excel à un vrai logiciel de comptabilité de groupe ?

Un Excel bien tenu peut faire le job pendant plusieurs années. Mais certains signaux montrent qu’il est temps d’évoluer :

• Vous avez plus de 5–6 filiales et des flux intragroupe dans tous les sens.
• Vous êtes en intégration fiscale ou sur le point d’y passer.
• Vous devez produire un reporting groupe mensuel détaillé pour vos banques ou investisseurs.
• Votre expert-comptable commence chaque réunion par : “On ne peut pas automatiser un peu tout ça ?”.

Dans ce cas, votre Excel n’est pas perdu : il devient un cahier des charges vivant pour choisir le bon outil. Vos onglets actuels reflètent vos besoins réels. Vous pourrez les traduire en fonctionnalités attendues dans un logiciel (trésorerie, intragroupe, reporting, etc.).

En attendant ce saut, un “logiciel de comptabilité gratuit” sur Excel, bien construit, reste un allié puissant pour une petite holding : il vous donne la main sur vos chiffres, structure vos flux, et prépare le terrain pour la suite, sans exploser votre budget ni votre charge mentale.